El control de la información documentada es un punto crucial para mantener el sistema de gestión en funcionamiento correcto. Es a través de él que se registra información importante de la compañía, como el contexto de la organización o los registros de no conformidades.
Por ello, siempre es importante tener en cuenta:
- Restricción del acceso: solo aquellos que realmente necesitan acceder a los documentos deben tener permiso para hacerlo. Esto se logra mediante la asignación de roles y permisos precisos para cada usuario.
- Autenticación y autorización: la autenticación verifica la identidad de los usuarios, mientras que la autorización verifica si tienen permiso para acceder a los documentos. Esto garantiza que solo se acceda a información confidencial por parte de personas autorizadas.
- Encriptación y almacenamiento seguro: los documentos confidenciales deben ser almacenados en sistemas de archivos seguros y encriptados para evitar acceso no autorizado.
- Uso de contraseñas fuertes: las contraseñas deben ser lo suficientemente fuertes y cambiables periódicamente para evitar acceso no autorizado.
- Monitoreo y auditoría: se deben implementar mecanismos de monitoreo y auditoría para detectar y responder a cualquier acceso no autorizado o violación de la confidencialidad.
- Protección contra pérdida o extravío: los dispositivos de almacenamiento portátiles, como unidades USB, deben ser protegidos contra la pérdida o extravío mediante la encriptación y la autenticación.
- No tener dos documentos con el mismo nombre y código: El nombre y el código ayudarán a garantizar el control de la información documentada. Es a través de ellos que mantendrá cierta trazabilidad y garantizará el uso correcto del documento.
- Centralizar la base de datos de los documentos: Cuando hay más colaboradores diferentes y los envía por correo electrónico, hay copias de seguridad ejecutándose. Cuando actualice este documento, deberá asegurarse de que todas las copias estén actualizadas. El problema es que estos documentos proliferan dentro de la empresa. Estos colaboradores crean otras copias para sí mismos y envían copias a otros contribuyentes. En este caso, incluso si notifica a todos en persona o si busca documentos en las computadoras, siempre hay otra copia perdida en el universo de su empresa. Entonces, no envíe estos documentos por correo electrónico.
- Contratar un sistema de gestión de documentos: las personas pasan más tiempo moviendo documentos que trabajando en ellos, y esto es inaceptable. Y esto generalmente no se trata solo de la cantidad de documentos, sino de la complejidad del proceso.
Al implementar un sistema de control de acceso efectivo, las organizaciones pueden proteger la confidencialidad de sus documentos y reducir el riesgo de violaciones de datos y pérdida de reputación.
